Danh Mục
Proposal là gì?
Proposal trong tiếng Anh có nghĩa là lời đề nghị, đề xuất. Ứng dụng vào kinh doanh, khái niệm này được hiểu nôm na là bản đề xuất của bạn đến đối tác hay khách hàng về một vấn đề, một chiến dịch nào đó. Cụ thể, bạn phải trình bày được mục tiêu, ý tưởng và đề xuất cách thức thực hiện cho những dự án, sự kiện sắp đến.
Trong agency quảng cáo, proposal được dùng rất nhiều vì họ là một đại lý bao gồm rất nhiều công cụ phục vụ cho quảng cáo. Người ở chức vụ account là người biên soạn chính cho bản proposal và nó thường định hình dưới dạng Word, Excel, Powerpoint.
Cấu trúc của proposal
Cấu trúc để tạo thành một bản proposal xoay quanh 6 câu hỏi quen thuộc: What/ Who/ How/ When/ Why /Where. Các phần trong proposal hoàn chỉnh bao gồm:
Giới thiệu chung
Đây sẽ là phần mở đầu để giới thiệu về công ty bạn và nội dung chính của proposal, trả lời cho câu hỏi What/ Who. Trong phần giới thiệu, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về công ty, về cách thức liên hệ và nên cho đối tác thấy được khung nội dung toàn proposal. Ngoài ra, việc đặt tên cho proposal là cần thiết để khách hàng dễ dàng ghi nhớ hơn.
Đặt khách hàng là trung tâm
Ở phần giữa này, bạn cần phải nêu rõ những lợi ích 2 bên đạt được và tổng thể những gì liên quan đến chương trình sự kiện hoặc thiết kế. Đây là phần mà bạn phải trả lời cho câu hỏi When/ Why /Where. Lưu ý, đây là phần bạn nên đề xuất những ý tưởng slogan độc đáo, thu hút được sự chú ý của khách hàng,
Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất
Tiếp đến, bạn đào sâu hơn về cách thực hiện kế hoạch mà mình đề xuất, nhằm trả lời cho câu hỏi How. Hãy cố gắng tạo nên những giá trị mà khách hàng mong muốn và đề xuất triển khai nó một cách thông minh và hiệu quả nhất, nhưng đừng quên về phần chi phí.
Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn
Di chuyển đến phần cuối cùng của bài proposal, vấn đề quan trọng nhất trong phần này là bạn cần phải tạo nên sự tin tưởng trong khách hàng. Ví dụ như: giới thiệu những dự án thành công, những đội ngũ phụ trách dự án và kinh nghiệm của họ,…
Cách viết proposal chuẩn
Để sở hữu kỹ năng viết một bài proposal chuẩn nhất, bạn nên đặt cho mình những câu hỏi đứng trên lập trường của khách hàng. Sau đây là một số câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn chỉnh bài proposal:
Phần giới thiệu
Đây là phần đầu tiên nên bạn cần phải chú trọng vào việc thu hút ấn tượng tốt của khách hàng. Đứng trên cương vị là một khách hàng, bạn cần thông tin gì ở phần đầu? Câu trả lời sẽ là:
- Mục lục để thể hiện được tổng quan của bài proposal.
- Tiêu đề giúp khách hàng dễ nhớ và gây ấn tượng.
- Giới thiệu về công ty, các thành viên tham gia xây dựng.
- Nội dung chính của bài proposal.
- Phần liên hệ của bạn.
Phần khách hàng
Bắt đầu đi vào bài proposal, bạn cần đặt đối tác làm trọng tâm vì đây là phần giúp khách hàng nhận ra được giá trị mà họ thu lại tương ứng với số tiền họ bỏ ra. Tại đây, hãy tạo lòng tin đến khách hàng bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Mục đích chính của dự án này là gì?
- Khoảng thời gian nào thì sẽ hợp lý để triển khai dự án?
- Nơi tổ chức ở đâu thì phù hợp?
- Tổng quan về dòng thời gian của dự án như thế nào thì sẽ hiệu quả?
Phần đề xuất
Phần quan trọng nhất của bài proposal chính là phần đề xuất. Nó giúp đối tác có cái nhìn cụ thể hơn về cách triển khai dự án này và những công cụ được sử dụng chi tiết như thế nào. Những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn hoàn thành tốt phần này:
- Những công cụ nào thật sự hiệu quả nhất và đỡ chi phí nhất?
- Giá trị và lợi nhuận mang lại cho đối tác là gì?
- Chi phí cho việc thực hiện kế hoạch sẽ là bao nhiêu?
Phần kinh nghiệm
Cuối cùng, phần kết proposal lại một lần nữa yêu cầu bạn phải tạo được lòng tin với khách hàng. Đây sẽ là phần thêm thắt vào việc quyết định triển khai dự án của khách hàng. Hãy tạo ấn tượng và lòng tin đến khách hàng bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp của bạn đã có kinh nghiệm làm việc chưa?
- Kinh nghiệm nhân viên triển khai như thế nào? Đã từng nhận những dự án tương tự khác chưa?
- Doanh nghiệp đã thành công trong dự án nào và số liệu chỉ tiêu đạt bao nhiêu?
Những sai lầm thường gặp
Một bài proposal chuẩn chỉnh yêu cầu sự ngắn gọn, dễ hiểu. Những bài proposal quá dài dòng, lang mang, không đi vào trọng tâm sẽ khiến đối tác không muốn đầu tư vào bạn. Chỉ cần bạn lưu ý khi làm proposal, đừng nên quá tỉ mỉ trau chuốt về câu từ mà quên đi trọng tâm chính của công việc.
Điều cuối cùng mà khách hàng muốn biết qua một bản proposal vẫn là các thực hiện và những giá trị mà doanh nghiệp bạn sẽ mang lại cho họ thông qua dự án, sự kiện này.
Có một lí do chính mà phần kinh nghiệm luôn được đặt ở cuối bài, đó chính là vì khách hàng luôn là trọng tâm. Việc “khoe khoang” quá nhiều thành tích mà quên mất việc đem lại những giá trị mà khách hàng cần cũng gây mất điểm cho bản đề xuất của bạn. Vậy nên chỉ nên nêu thành tựu ở cuối bài nhằm xây dựng lòng tin và thúc đẩy quyết định của đối tác.
Mẹo để có bản proposal ghi điểm
Để có được một bài proposal ghi điểm trong mắt khách hàng, hãy nắm kỹ 6 mẹo sau:
- Tạo được dấu ấn riêng của bạn: Bạn có thể làm việc trong agency quảng cáo với rất nhiều khách hàng và dự án mang tính chất tương đồng. Việc tạo nên những đề xuất mới dựa trên khó khăn sẽ giúp đối tác nhìn nhận được giá trị họ nhận lại và đánh giá cao sự sáng tạo của bạn.
- Xây dựng một cuộc hội thoại: Việc đưa ra đánh giá sơ bộ về doanh nghiệp đối tác là điều cần thiết trong mỗi bài proposal. Nhưng hãy truyền đạt bằng một giọng điệu phù hợp để tránh đi sai mục đích của bài proposal.
- Hãy hỏi ý kiến của đối tác: Đối tác là khách hàng, họ cần được lắng nghe và giải quyết vấn đề. Vì thế, việc đặt những câu hỏi nhỏ trong bài proposal giúp bạn thăm dò ý kiến của khách hàng và đồng thời đem lại cảm giác quan trọng của khách hàng.
- Cá nhân hoá bài proposal: Đây là mẹo giúp bạn đạt được sự thành công trong bài proposal vì nó giúp bạn và đối tác gần gũi hơn. Khơi gợi lên mối quan tâm chung, sở thích và lợi ích mà cả 2 bên đều đạt được nếu triển khai dự án sẽ giúp thúc đẩy quá trình quyết định của đối tác.
- Nêu bật những giá trị đối tác nhận được: Điều dĩ nhiên khi thực hiện một dự án đó chính là mục đích, giá trị mà khách hàng đạt được. Họ là người mua, vì thế việc bỏ tiền ra sẽ đồng nghĩa với việc họ sẽ nhận lại giá trị tương xứng. Hãy cố gắng cân đo đong đếm những công cụ sử dụng để tiết kiệm chi phí và mang lại lợi ích giá trị cho họ.
- Kỹ càng đến từng chi tiết nhỏ: Proposal không chỉ đại diện cho bạn, cho phòng ban bạn mà còn là bộ mặt của cả công ty. Trước khi gửi bản proposal cho khách hàng, việc kiểm tra từng chi tiết nhỏ là điều rất quan trọng. Bạn cần phải chú ý lỗi chính tả, văn phong của bài proposal để tạo được ấn tượng tốt nhất cho khách hàng.
